Pamela Calbete
Pamela Calbete

Asesora de Becas

«Obtén Altos Porcentajes de Beca.»

«Financiación en cuotas y sin intereses.» 

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La mayoría de las organizaciones de trabajo han experimentado la problemática de que muchas reuniones de personal son poco efectivas, producto de una mala gestión del tiempo (con desviaciones o largas discusiones que giran en sí mismas), que es resultado a su vez de una inapropiada organización y falta de objetivos claros de la misma. Las reuniones de trabajo son necesarias, pero también son económicamente onerosas para una empresa, si sólo evaluamos la hora costo de cada empleado implicado en la reunión, por el número de horas de la reunión, más el coste de desplazamiento y dietas.

Hoy contamos con alternativas a las reuniones, económicas y eficientes, como organizar un panel con expertos o videoconferencias mediante Skype, Zoom o Google Meet. Por ende, si hemos evaluado que realmente necesitamos convocar a una reunión, tendremos que organizarla correctamente. 

La clave es que quienes convoquen las reuniones, las planifiquen previamente, estableciendo los motivos de la misma (dar información, resolver conflictos, tomar decisiones, motivar, etc) y los objetivos que se quieren alcanzar.

Los siguientes items ayudan a planificar, dirigir y coordinar reuniones efectivas:

A- Antes de la reunión:

  • Se debe planficar con antelación la reunión, preparando un planing en el que se especifique: motivo de la reunión, objetivos a alcanzar, temas a tratar y tiempos determinados.
  • Se debe seleccionar adecuadamente a los participantes, escogiendo sólo a aquellas personas cuya presencia es necesaria.
  • Hay que convocarlos con tiempo suficiente para que puedan prepararse para la misma.
  • Se debe enviar el planning a los asistentes.

B- Durante:

  • Comenzar a tiempo es un punto fundamental, como también acabar a la hora marcada. 
  • Deben dedicarse los primeros minutos a indicar los puntos fundamentales de la reunión, el motivo principal, los distintos temas, los objetivos que se pretenden, el método de trabajo y las normas de participación.
  • Debe procurarse el desarrollo previsto en el plan, controlando los tiempos para cada punto y evitando desvíos.
  • Se tratarán los temas más importantes en medio de la reunión.
  • El coordinador de la reunión debe dirigir el proceso de las discusiones, no su contenido. Es el responsable de la progresión de la reunión y es importante que promueva la participación. Así se sacará más provecho a la asistencia.
  • El coordinador es quien guarda que nadie se imponga o acapare la reunión. Ello puede empañar el clima de la misma y la comunicación grupal.

C- Al finalizar:

  • Dejar un tiempo final para que los participantes expresen dudas, sugerencias, comentarios.
  • Sintetizar las conclusiones esenciales, remarcando las decisiones y acuerdos adoptados.

D- Después de la reunión:

Debe confeccionarse un sumario de la reunión para enviar a los asistentes durante los días siguientes. Se  contemplarán en él las tareas encomendadas, indicando los tiempos estipulados.

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